автор статьи:
Алексей Бабушкин,
эксперт по нетворкингу,
бизнес-тренер
Лето и начало осени – традиционная пора отпусков. Хотя кто-то предпочитает урвать последние теплые деньки и отправиться отдохнуть на море в бархатный сезон. Оглядываясь на прошедшие теплые месяцы, я заметил, что часть отправленных электронных писем оставались без ответа...
Некоторых из моих деловых партнеров, с которыми мне нужно было связаться летом и в начале осени, не было на месте. В ответ на свое письмо, я получал ответ «Нахожусь в отпуске до такого числа и прочитаю ваше письмо, когда выйду на работу».
В этой ситуации есть несколько моментов, которые важно учесть и получателю и отправителю.
1. Если вы не хотите отвлекаться на рабочие письма в отпуске, то установить автоматическое уведомление – отличный вариант. Этим вы покажете, что письмо получено и объясните причину, почему не можете оперативно на него ответить. Указание даты возвращения – хорошее дополнение, которое избавит вас на этот срок от других писем этого адресата.
2. Укажите альтернативный способ связи для решения вопроса. Если вы готовы в нетерпящих отлагательства обстоятельствах сами принять вызов, то можете оставить свой мобильный или домашний телефон. Но учтите, ВСЕ задачи окажутся важными и неотлагательными. Вы рискуете испортить себе отпуск постоянными ответами на звонки. Более того, они продолжатся даже, когда вы выйдете из отпуска. Лучше указать контакты вашего заместителя или иного лица, компетентного в решении вопросов.
3. Если у вас есть штатный заместитель, и вы готовы перепоручить ему переписку, можете на период своего отпуска временно настроить автоматическую пересылку писем на его почтовый ящик. Тогда автоматическое уведомление не понадобится. Заместитель в ответном письме сам объяснит адресату почему отвечает именно он.
4. Не пишите в автоматическом уведомлении, что вы ОТВЕТИТЕ на письмо, как только вернетесь на рабочее место. Во-первых, надобность в решении вопроса у вашего респондента уже может отпасть. Во-вторых, у вас может накопиться столько писем, что на их разбор и ответ ВСЕМ понадобится уйма времени. Так что давать такие обещания не стоит, чтобы не показаться необязательным человеком. Если человеку еще будет актуально, он свяжется с вами повторно или решит вопрос с кем-то еще до вашего прибытия.
1. Если вы получили подобный ответ на своё письмо, то оцените, располагаете ли вы временем, чтобы дождаться собеседника из отпуска. Если нет, ищите альтернативные способы.
2. Не торопитесь звонить на личный номер отпускника. Вы же не хотите стать причиной плохого настроения и тем самым испортить ваши отношения. На отдыхе ему не до вас и ваших проблем.
3. Если поиски людей, способных решить ваш вопрос не увенчались успехом, а его решение не терпит отлагательств, то прежде чем обрушивать шквал проблем на голову отпускника, извинитесь за звонок, поинтересуйтесь как проходит отдых, постарайтесь вызвать у собеседника приятные воспоминания об уже пережитых впечатлениях. Только после этого объясните причины вызванного беспокойства.
4. Если время терпит, то продублируйте своё письмо после возвращения отпускника. Только не делайте этого сразу, как он выйдет на работу. Исследования показали, что выход после отпуска и разбор накопившихся писем – это огромный стресс. Дайте человеку время адаптироваться, разгрести накопившиеся вопросы, разобрать почту, втянуться в рабочий ритм. Обычно 2-5 дней для этого вполне хватает.
5. Начните своё письмо со слов, рождающих приятные воспоминания об отпуске, и признании незаменимости собеседника.
Если в следующий раз вы получите письмо с автоматическим ответом или вам самим только предстоит отпуск, то воспользуйтесь этими рекомендациями.
Алексей Бабушкин, эксперт по нетворкингу
фото Алексея Бабушкина
Алексей Бабушкин, эксперт по нетворкингу
