автор статьи: Алексей Бабушкин,
эксперт по нетворкингу,
бизнес-тренер
Если в своем городе вы чувствуете себя, как рыба воде, то расширяя географию своего присутствия, приходится позаботиться о подходящей конференц-площадке в другом регионе. Как выбрать подходящее место для своего мероприятия, что необходимо учитывать при подготовке event?
Своим опытом организатора деловых конференций делится Татьяна Шушакова, директор Коммуникационной группы Ekbpromo.
Как выбрать площадку?
При выборе места, неплохо заручиться поддержкой партнера или поговорить с местными обывателями. Они точно знают где и расположиться комфортно, и участникам добираться до места будет несложно. Если вы зашли на сайт отеля или бизнес-центра, где планируете провести деловое мероприятие, то нелишним будет убедиться насколько описание соответствует действительности. Многие владельцы площадок пишут о себе "расположен в центре деловой активности", но для каждого центр - определение относительное. И не всегда это будет географическим центром города. Впрочем, решающим фактором для вас может быть находящиеся вблизи экскурсионные объекты, выставочные или промышленные площадки, на которые вы запланируете визиты участников мероприятия в рамках деловой программы.
Уделите внимание наличию парковки возле места проведения. При этом, обязательно уточните сколько мест вам готовы предоставить, как будет осуществляться въезд участников, будет ли автостоянка для гостей бесплатна, нужно ли подготовить списки въезжающих. Обо всех деталях парковки сообщите гостям в приглашении, чтобы они были спокойны и не впадали в панику.
Что учесть при выборе даты?
Планируя мероприятие в другом регионе, изучите национальные обычаи. Возможно в период проведения вашего мероприятия в городе будет проходить национальный или региональный праздник, что несомненно внесет свои коррективы в проведение вашего ивента. Имейте четкое представление будет ли это рабочий или выходной день в регионе.
Чем угостить гостей?
При подготовке кейтеринга, внимательно изучите меню, в котором, возможно, вам предложат национальные блюда. Вы должны точно понимать, что вы заказываете для кофе-брейка или ланча. Также учтите возможные национальные обычаи и традиции при подаче и приготовлении блюд.
Сахарная пудра - главная опасность кейтеринга! Все сыплется, руки сладкие, потом огромные очереди к умывальнику!
Если вы не хотите, чтобы участники мероприятия долго приводили себя в порядок после перерыва, исключите из меню кондитерские изделия, присыпанные сахарной пудрой. Тогда ваши гости смогут себя чувствовать более комфортно и смогут быстро вернуться к деловой программе.
Позаботьтесь о наличии резервных кофе-машин, чайников. Не доверяйтесь кулерам для воды: при большом потоке гостей через несколько минут, аппарату требуется определенное время, чтобы вновь нагреть достаточное количество кипятка.
Заведите нужные связи и торгуйтесь!
Если вы проводите мероприятие в отеле и даже хорошо знаете его директора, не лишним будет завязать личное знакомство с конгресс-менеджером. Именно он отвечает за качественное проведение мероприятий на площадке и знает все организационные тонкости.
Исходя из национальных особенностей, не стесняйтесь торговаться с организаторами. По опыту Татьяны, на юге России (Татарстан, Башкирия) цену за аренду площадки можно сбить и получить скидку аж до 70% от первоначальной стоимости!
